Если вы хоть раз были организатором какого-либо мероприятия, то вероятно, вам знакомо ощущение полного хаоса вокруг и в вашей голове начиная с момента «… а не провести ли демопати?», и до «неделя после пати, а результаты где-то на hdd валяются… и вообще катись оно всё пропадом!». И даже если вы провели уже десяток мероприятий, хаос в голове накануне присутствует всегда. Предлагаю упорядочить хаос перед предстоящими конструкциями хаоса, например.

Вашему вниманию предлагаю вот такой шаблон действий, ну или напоминалку для организаторов:

Что нужно сделать

За полгода до пати:

• определиться со всеми организаторами и распределить области ответственности (что делаем, когда делаем, кто делает, кто занет, кто может и кто ещё может помочь и на каких условиях)
• поиск возможностей по проведению (место и время)
• прикинуть возможный бюджет мероприятия
• согласование со спонсорами условий (если такие имеются)
• начинать анонсы в соцсетях и чатах с отсылками на проведённые в прошлом мероприятия
• подготовить слайды для других пати в трансляцию (дизайн, верстка)

За месяц до пати

• подготовить дипломы (дизайн, вёрстка, печать)
• подготовить награды/призы/мерч (дизайн, изготовление, закуп) мерч — футболки, значки, наклейки и пр.
• подготовить бейджи для организаторов
• анонсировать награды и призы в соцсетях и на сайте
• анонсировать стоимость посещения и участия в мероприятии
• продумать нужно ли дополнительное оформление мероприятия (инфо-стойка, оргзона, место продажи мерча и пр. — таблички, указатели, постеры на стенах и т.д.)
• если будет выставка железа, продумать размещение и наличие столов\стоек\стульев и пр.
• если будет фотозона на пати, продумать размеры и размещение (дизайн, верстка, печать, изготовление)
• подготовить слайды и заставки на экран и для трансляции — анонсы конкурсов, мероприятия, заглушки, инфослайды, спонсоры и пр. (дизайн, верстка)
• дизайн и верстка листовки для посетителя (ссылки на соцсети мероприятия, сайт, связь с организаторами, линк или куар-код для голосования, схема размещения зала, туалетов и пр., расписание конкурсов)
• листы голосования номерные (дизайн, верстка, печать)
• уточнить правила конкурсов и опубликовать на сайте и в соцсетях
• публикация всех invitation в соцсетях
• тщательно отслеживать поступающие работы участников с обратной связью (работа принята или не принята, что исправить и чем дополнить, или причина по которой работа не может быть показана на мероприятии)
• составить примерное расписание (доклады, концерты, конкурсы, демошоу и т.п.)
• адресное (e-mail, мессенджеры) приглашение участников, кто потенциально может подготовить конкурсную работу (уважаемые организаторы, это работает почти со 100% результатом)

За день или два до пати

• скорректировать расписание мероприятия и опубликовать в соцсетях и на сайте
• протестировать видео стриминг с места проведения мероприятия
• протестировать скорость интернет соединения и возможности запасного соединения
• протестировать возможность размещения гостевых хот-спотов wifi
• прикинуть примерное количество поступивших работ и при необходимости скорректировать время конкурсных показов
• скорректировать расписание
• верстка и печать листовки для посетителя (ссылки на соцсети мероприятия, сайт, связь с организаторами, линк или куар-код для голосования, схема размещения зала, туалетов и пр., расписание конкурсов)
• оцифровать все поступившие работы, если автором не предоставлена оцифровка

Перед открытием

• монтаж фотозоны и другое оформление места проведения, оргзона, инфо-стойка и прочее

Во время проведения пати

• определить ответственного по всем возникающим вопросам участников (или тот кто перенаправит с вопросом к нужному человеку) и объявить это всем посетителям и участникам + соответствующий бейдж
• один человек обязательно должен отслеживать по возможности все чаты во время проведения/прямой трансляции (и координировать ответственных на месте + отвечать в чате) т.к. обычно из чатов можно быстро узнать о всех проблемах прямой трансляции
• короткие блиц-интервью с посетителями/сценерами/организаторами/участниками

Сразу после проведения пати

• выложить результаты голосования и пак доступных работ

1-3 день после проведения пати

• выложить полный демопак работ
• собрать и выложить фото с мероприятия

1-3 месяц после проведения пати

• публикация видеозаписей докладов, концертов, интервью

Это не список обязательных пунктов к выполнению организаторам, но это неплохой задел на составления своего списка, который поможет не упустить что-то важное, чтобы в самый ответственный момент не хвататься за голову и не бить себя по лбу.

Посетители — это ваше золото, участники конкурсов — ваши бриллианты, а софасценеры — это ваш банк для сохранения этого золота и бриллиантов. Хорошие впечатления от софасценеров, которые наблюдали только трансляцию, в разы дороже впечатлений от непосредственных посетителей. Этого добиться трудно, но к этому нужно стремиться и конечно же не забывать про посетителей и участников. И если хоть пара софасценеров впечатлившись организацией приедет на ваше пати в следующем году, считайте что пати удалось.

Готовы обсудить? С удовольствием дополню список вашими идеями.